Virtuelle Assistenz und Büroservice für kleine Unternehmen
Ordnung in Belegen, Zahlungen und Schriftverkehr.
Ich bin Erika, virtuelle Assistentin aus dem Raum München. Ich halte die Unterlagen kleiner Unternehmen in ganz Deutschland in Ordnung und denke mit, wo im Alltag etwas liegen bleibt. So hat dein Steuerbüro, was es braucht, und du den Kopf frei für deine Entscheidungen.
Über 20 Jahre Büroerfahrung · gut erreichbar · Deutsch, Slowakisch, Englisch
Kommt dir das bekannt vor?
Wenn das Tagesgeschäft keinen Platz für Ordnung lässt
Belege überall
Rechnungen im Postfach, Quittungen im Auto, Fotos auf dem Handy. Am Monatsende fehlt immer etwas.
Rückfragen vom Steuerbüro
Zahlungen lassen sich nicht zuordnen, Unterlagen kommen zu spät, und jede Nachfrage kostet Honorar.
Mahnungen und offene Posten
Was ist bezahlt, was nicht? Ohne Überblick drohen Mahngebühren oder doppelte Überweisungen.
Leistungen
Vorbereitende Buchhaltung, Büroorganisation und Projekte
Du gibst ab, was regelmäßig Zeit kostet. Ich kümmere mich zuverlässig und zügig darum und halte dich kurz auf dem Laufenden.
Vorbereitende Buchhaltung
- Belege aus Postfach und Fotos sichern und benennen
- Im Buchhaltungsprogramm erfassen und an DATEV oder PISA für dein Steuerbüro übergeben
- Abgleich mit dem Kontoauszug, Liste fehlender Belege
- Mahnungen und offene Posten prüfen
- Überweisungen zur Freigabe vorbereiten
- Zuarbeit für dein Steuerbüro
Büroorganisation und Schriftverkehr
- Postfach sichten und Antworten vorbereiten
- Korrespondenz mit Lieferanten und Behörden
- Schriftverkehr auf Deutsch, Slowakisch und Englisch
- Ablage und Dokumente strukturieren
- Offene Punkte im Blick behalten
Projekte zum Festpreis
- Ablage neu ordnen mit Namensschema
- Recherche und Marktanalyse mit Quellen
- Präsentationen und Dokumente
- E Rechnung Ablauf organisieren
- Projektdokumentation
So läuft es ab
In vier Schritten zu klaren Abläufen
1
Erstgespräch
30 Minuten, kostenlos. Was soll abgegeben werden, welche Programme nutzt du?
2
Bestandsaufnahme
Ich sehe mir Ablage, Postfächer und den Ablauf mit deinem Steuerbüro an. Datenschutz und Formalitäten regeln wir gleich mit.
3
Klare Regeln
Namensschema, Zuständigkeiten und wer was freigibt.
4
Laufend
Ich erledige Aufgaben zeitnah und sage dir kurz, was erledigt und was offen ist.
Über mich
Hallo, ich bin Erika.
Seit über 20 Jahren bin ich im Büro zu Hause: im Personalwesen, in verschiedenen Bereichen der Immobilienbranche und als Office Managerin. Seit 2023 bin ich selbstständig und begleite Unternehmen aus Bau, Immobilien, Kfz Handel und Medizin, viele davon seit Jahren.
Mein Ansatz: Ich lerne deine Abläufe kennen, sehe, was gebraucht wird, und kümmere mich darum, bevor es drängt.
- Über 20 Jahre Büroerfahrung
- Langjährige, zufriedene Stammkunden
- Gut erreichbar und schnell in der Umsetzung
- Apple und Microsoft (Excel, Word, PowerPoint), Lexware, DATEV, PISA, Trello, Photoshop
- Sicher mit KI wie Claude und ChatGPT, um Abläufe effizienter zu gestalten und bei Recherchen aktuell zu bleiben
- Deutsch, Slowakisch, Englisch
Stimmen
Was Kunden sagen
„Wir haben gesucht und gefunden, seit drei Jahren arbeiten mit Erika zusammen, pünktlich, zuverlässig und vor allem maximal vertrauensvoll.“
KFZ Handel, Berlin
„Sie ist sehr zuverlässig, umsichtig und effizient. In neue Aufgaben arbeitet sie sich schnell ein und macht auch Vorschläge zur Optimierung der Abläufe.“
Gemeinschaftspraxis, Berlin
„Bei uns war es anfangs ziemlich chaotisch. Erika hat Struktur hineingebracht und die Kommunikation mit unserer Steuerberaterin übernommen. Sie unterstützt uns zuverlässig bei allem, wofür uns die Zeit fehlt. Dafür sind wir ihr sehr dankbar.“
Immobilien, Sachsen Anhalt
„Ob Flyer oder kleine Projekte für unsere Physiotherapie und unser Yoga Studio: Wenn wir Unterstützung brauchten, war Erika da und hat alles strukturiert erledigt. Danke!“
Physiotherapie und Yoga Studio, Berlin
Abrechnung
Fair, transparent und ohne Überraschungen
Abgerechnet wird nach tatsächlichem Aufwand zu 45 Euro netto je Stunde. Im Vertrag legen wir einen Stundenrahmen fest, zum Beispiel höchstens 10 Stunden im Monat, und passen ihn bei Bedarf an. Zeichnet sich ab, dass er nicht reicht, melde ich mich vorher und wir besprechen es gemeinsam. So bleibt es planbar und trotzdem flexibel.
Abgegrenzte Projekte biete ich zum Festpreis an, nach einem kurzen Briefing.
Damit es klar ist
- Keine Steuerberatung und keine Steuererklärungen, das bleibt bei deinem Steuerbüro
- Keine Zahlungen ohne deine Freigabe
- Kein Social Media
Auch hinter der Kamera
Fotografin für echte Präsenz
Neben der Assistenz fotografiere ich mit EjaFoto: Business Portraits, Unternehmensfotografie und Retreats, in Bayern und europaweit. Mir geht es um die Wirkung hinter den Bildern. Wenn deine Website oder dein Team neue Bilder braucht, schau gern vorbei.
Häufige Fragen
Kurz beantwortet
Was macht eine virtuelle Assistenz in der Buchhaltung?
Sie sorgt dafür, dass Belege vollständig, benannt und geordnet beim Steuerbüro ankommen. Meist erfasse ich alles in Lexware, für manche Kunden lade ich die Belege in DATEV oder PISA hoch.
Kann ich meine Buchhaltung an dich auslagern?
Die vorbereitende Buchhaltung ja: Belege, Zahlungsabgleich und offene Posten. Abschlüsse, Steuererklärungen und Umsatzsteuer bleiben beim Steuerbüro.
Unterstützt du auch Unternehmen außerhalb von Bayern?
Ja. Ich sitze im Raum München und betreue Kunden in ganz Deutschland, manche sind auch in der Slowakei tätig. Alles läuft digital.
Was kostet die Unterstützung?
45 Euro netto je Stunde nach tatsächlichem Aufwand, mit einem Stundenrahmen im Vertrag. Projekte gibt es zum Festpreis.
Mit welchen Programmen kennst du dich aus?
Apple und Microsoft (Excel, Word, PowerPoint), Lexware, DATEV, PISA und Trello. Für Recherche und Entwürfe nutze ich KI wie Claude und ChatGPT.
Wie sind meine Daten geschützt?
Datenschutz ist Teil unseres Vertrags. Vertrauliche Unterlagen schütze ich zusätzlich mit Passwort, und wir legen gemeinsam fest, wie wir Daten sicher austauschen.
Wie startet die Zusammenarbeit?
Mit einem kostenlosen Erstgespräch von 30 Minuten. Passt es, bekommst du einen Vertrag, ich lerne deine Abläufe kennen und stelle mich bei deinem Steuerbüro vor.
Lass uns schauen, was du abgeben kannst
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir in 30 Minuten, wobei ich dich entlasten kann und wie das konkret aussieht.
Schreib mir kurz, worum es geht. Ich melde mich zeitnah bei dir.